Door middel van workshops maak ik samen met medewerkers van de betreffende afdelingen een ontwerp van de huidige of gewenste processen. Een workshop is meestal een sessie van 1,5 a 2 uur waarin we binnen de kaders van het beleid of de beleidswijziging, de processen van globaal tot steeds gedetailleerder doorspreken. Graag betrek ik hier een groepje van 2 tot maximaal 5 medewerkers bij, omdat het dan lekker interactief blijft en medewerkers ook onderling met elkaar in discussie gaan en elkaar aanvullen en corrigeren. Het is vooral fijn als er medewerkers zijn die uit “de inhoud” komen en met verschillende expertise, ook is het handig als er een medewerker vanuit het beleid bij aanwezig is zodat er snel geschakeld kan worden. Mijn opleiding en ervaring met Lean komt hierbij goed van pas en het hoeft nu nog niet heel mooi allemaal.
Dit werk ik uit in flowcharts. Hierin gebruik ik meestal de zogenaamde swimminglanes om processtappen aan rollen te linken en worden de input, de output, de througput en triggers visueel uitgewerkt. Maar soms is een top-down uitwerking handiger. Ook ontstaat er een eerste korte beschrijving van de processen. Ik gebruik bij voorkeur een minimale hoeveelheid tekst, het proces moet vooral visueel te begrijpen zijn.
Daarbij worden de eisen, wensen en/of gewenste wijzigingen voor de ICT componenten beschreven. Dit kunnen volledige systemen zijn, maar ook deelsystemen, modules of aandachtsgebieden, dit is afhankelijk van de status van de opdracht en de bestaande situatie.